Onze medewerkers

2021 is voor onze medewerkers – net als voor iedereen - een jaar geweest met meerdere gezichten. De eerste helft van 2021 tekenden zich voorzichtige signalen af die hoop gaven op meer ruimte. Meer ruimte om weer naar het werk te kunnen, om onze klanten weer te kunnen bezoeken en om na te gaan denken over vakanties. De tape op de vloer werd verwijderd en de borden om te wijzen op de anderhalve meter afstand konden naar de opslag. Een aantal maanden werkten we voorzichtig in ‘het nieuwe normaal’: we waren op kantoor wanneer dat moest en zochten naar alternatieve (hybride) samenwerkingsvormen wanneer dat niet het geval was.

Helaas mocht die periode maar kort duren en hebben we de laatste maanden van 2021 zo goed als alleen maar digitaal met elkaar samengewerkt. Dit vraagt veel van de wendbaarheid en weerbaarheid van onze medewerkers. Ook al is dit niet altijd even makkelijk, ze doen het wel weer. Een groot compliment waard.

Thuiswerken

In 2020 werd al duidelijk dat thuiswerken een blijvende verandering in onze manier werken betekende. In 2021 is het thuiswerkbeleid verder doorontwikkeld. Zo heeft de introductie van hybride samenwerken (mensen werken zowel vanuit huis als vanuit kantoor samen) plaatsgevonden. De eerste inzichten hierover worden zichtbaar. Verder hebben we het faciliteren van de werkplekinrichtingen thuis verder geprofessionaliseerd, zowel qua uitrusting als het digitale bestelproces. Dit wordt door medewerkers goed gewaardeerd, zo blijkt ook uit het feit dat we werden uitgeroepen tot beste thuiswerkgever van Arnhem/Nijmegen in de categorie ‘Bedrijven met meer dan 200 medewerkers’.

Topstructuur

De afgelopen jaren hebben we onze organisatie klaargemaakt om de onze digitaliseringsstrategie te kunnen bewerkstelligen. Die stappen vonden plaats op infrastructureel gebied – zoals de bouw van de data- en technologieplatforms, maar zeker ook op het gebied van organisatieontwikkeling en de medewerker.

Een belangrijke stap die we afgelopen jaar gezet hebben is de inrichting van de nieuwe organisatiestructuur die nauwere interne en externe samenwerking mogelijk maakt. Onze klanten zijn daarbij het uitgangspunt geweest. We willen dat het voor hen duidelijk is waarvoor en hoe ze bij ons terecht kunnen.

Zoals uitgelegd in het hoofdstuk ‘Onze organisatie’ hebben we gekozen voor een matrixstructuur waarbij we onderscheid maken tussen bedrijfsonderdelen die producten en diensten leveren en bedrijfsonderdelen die daarbij ondersteunen. Bedrijfsonderdelen die de producten en diensten leveren, zijn onze verticals. Daar tegenover staan de horizontals; dit zijn onze bedrijfsonderdelen die werkzaamheden verrichten ten dienste van de hele organisatie. Ook heeft de laatste fase van de centralisatie van een aantal stafdiensten plaatsgevonden. 

Met de inrichting van deze zogenaamde topstructuur heeft ook de inrichting van de Directieraad binnen Bovemij verder vorm gekregen. In deze Directieraad hebben de leden van de Raad van Bestuur, de stafdirecteuren en de directeuren van de verticals en horizontals zitting, waardoor er op centraal niveau strategische en tactische vraagstukken kunnen worden behandeld.

HR Blueprint

Nadat de topstructuur was vastgesteld, zijn de verschillende benodigde rollen en functies binnen de verticals en horizontals bekeken. De grootste verandering die heeft plaatsgevonden om tot deze nieuwe organisatiestructuur te komen, is dat zo’n 250 collega’s op een nieuwe plek in ons bedrijf zijn komen te werken. Voor het grootste gedeelte gaat het om collega’s die voorheen bij RDC werkten en die vanaf 1 januari 2022 voor viaBovemij.nl, Tech & Change of Data & Analytics werken. We werken binnen de platformorganisatie met hiërarchische en functionele teams. In een functioneel team werken collega’s uit verschillende bedrijfsonderdelen of disciplines met elkaar samen. Hiërarchisch kunnen deze medewerkers onder een andere leidinggevende vallen.

Voor het overgrote merendeel geldt dat de collega’s die op een nieuwe plek komen te werken hetzelfde werk in een andere samenwerkingsvorm zullen uitvoeren. Maar voor een klein deel zal de invulling van het werk wel veranderen. Om deze beweging op te vangen is er extra capaciteit in begeleiding en opleidingsbudget beschikbaar gesteld. Met deze nieuwe organisatiestructuur zorgen we voor een uniforme en wendbare manier van werken waarmee we samen onze klanten helpen succesvol te ondernemen.

Harmonisatie arbeidsvoorwaarden

Als gevolg van de herinrichting van de organisatie is ook de keuze gemaakt om een vervroegde harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden binnen Bovemij door te voeren. Alle medewerkers van RDC, viaBOVAG.nl en Autotrust hebben een nieuwe arbeidsovereenkomst met geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden ontvangen. De uniformiteit in arbeidsvoorwaarden draagt bij aan het creëren van één Bovemij. Verder draagt het bij aan het eenvoudig uit kunnen wisselen van talenten tussen de verschillende bedrijfsonderdelen, aan het creëren van gelijkwaardige beloning voor vergelijkbare werkzaamheden en de verlaging van de administratieve lastendruk.

Recruitment

Het vinden van goede medewerkers is van cruciaal belang om als organisatie stappen te kunnen blijven zetten. De transformatie richting de platformorganisatie is vanuit recruitment aangegrepen om het recruitmentproces tegen het licht te houden. Als gevolg hiervan zijn het recruitmentproces en de arbeidsmarktcommunicatie aangepast. Zo is geïnvesteerd in een nieuwe digitale omgeving om kandidaten te interesseren voor Bovemij en hebben we de eerste stappen gezet om Bovemij nadrukkelijker als topwerkgever te positioneren. Zo zijn we beter in staat om de juiste medewerkers te vinden en aan ons te binden.

Agile werken

We willen als Bovemij een wendbare en lerende organisatie worden die continu waarde levert voor haar klanten en waar medewerkers kansen krijgen. Een organisatie die snel en slagvaardig kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Om dat te bereiken willen we binnen de organisatie meer en meer agile gaan werken.

Op dit moment wordt binnen de organisatie al op veel plekken (gedeeltelijk) agile gewerkt. Om alle losse initiatieven op elkaar aan te sluiten werken we in 2022 toe naar één integrale Bovemij-werkwijze.

Door agile te gaan werken, krijgen we nog meer duidelijkheid over wat de grote thema's zijn waar we per kwartaal als organisatie aan willen werken. En door deze duidelijke richting kunnen we de verschillende teams ook meer autonomie geven om aan deze thema's bij te dragen. Dit maakt de organisatie wendbaarder om in te kunnen spelen op veranderingen in de markt en wensen van onze klanten. We verwachten hiermee sneller nieuwe producten en veranderingen in onze producten naar de markt te kunnen brengen.

Inclusiviteit

Bovemij wil een afspiegeling zijn van de maatschappij. We stellen ons als werkgever open voor talent. Talent om onze klanten en Bovemij verder te helpen. Iedereen is daarbij welkom. 

Bovemij is zich bewust van haar maatschappelijke positie ten aanzien van een evenwichtige verdeling tussen vrouwen en mannen in Raad van Bestuur, Raden van Commissarissen en Directiefuncties. Vanuit de wet zijn er nieuwe bepalingen die kaders geven op het vlak van een evenwichtige verdeling tussen vrouwen en mannen in de besturing van de organisatie. Zo moeten Raden van Commissarissen van bedrijven waarvan de aandelen zijn genoteerd aan een gereglementeerde markt voor minimaal een derde uit vrouwen bestaan. Bovemij valt formeel buiten deze kaders maar conformeert zich wel aan de ambitie die past bij een evenwichtige verdeling vrouwen en mannen. We streven er als Bovemij dan ook naar om minimaal een derde van de posities binnen de Raad van Commissarissen, Raad van Bestuur en directie door vrouwen te laten bekleden.

De Raad van Commissarissen, de Raad van Bestuur en de afdeling Organisatieontwikkeling hebben dit thema vanuit hun respectievelijke aandachtgebieden geadresseerd. Dit heeft gezorgd voor een beleidsnotitie die als basis dient voor een planmatige aanpak tot het realiseren van de beoogde streefcijfers.  

De verdeling vrouwen-mannen in de directie (inclusief SRM) is op dit moment 40%-60%, binnen de Raad van Bestuur 25%-75%, binnen de Raad van Commissarissen Bovemij N.V. 20%-80% en binnen de Raad van Commissarissen van N.V. Schadeverzekering-Maatschappij Bovemij 33,33%-66.67%.

Leiderschap

Bij de nieuwe richting van Bovemij – en de nieuwe organisatiestructuur die is ingericht om die richting in te slaan – hoort ook een nieuwe manier van leidinggeven. We hebben wendbare leiders nodig die om kunnen gaan met zowel interne als externe veranderingen in dynamische tijden. Leiders die in staat zijn om vanuit vertrouwen samen te werken, eigenaarschap te nemen en menselijk kapitaal optimaal te ondersteunen en durven te benutten. Alleen dan ontstaat een lerende en wendbare organisatie, die nodig is om onze strategie te kunnen realiseren.

Om ervoor te zorgen dat we binnen Bovemij leiders ‘nieuwe stijl’ hebben, is doorontwikkeling van het leiderschapsprogramma noodzakelijk. Begin 2022 hebben we de laatste hand gelegd aan de invulling van het leiderschapsprogramma inclusief de bijbehorende leveranciersselectie. Aansluitend zal dit programma binnen de organisatie worden uitgerold.

Bewust Bovemij

In 2021 is geïnvesteerd in een verdere bewustwording van het belang van thema’s als dilemma’s tijdens het werk, risicomanagement en informatiebeveiliging. Zo heeft onze compliance-afdeling verschillende workshops georganiseerd over dilemma’s die medewerkers tegen kunnen komen bij hun werk. Dit programma werd ondersteund met een digitale opleiding in onze campus. Tevens bieden we continu voor alle medewerkers trainingen aan op het vlak van informatiebeveiliging, risicomanagement en integriteit. Daardoor zijn we met elkaar in staat om vanuit eenzelfde kader een gezond gesprek te voeren over deze thema’s.

Ondernemingsraad

Bovemij hecht veel waarde aan de inbreng van geluiden uit de organisatie. Het is van groot belang dat medewerkers zich gehoord voelen bij het tot stand komen van besluiten die hen raken. Een ondernemingsraad heeft daar een rol in. Tot 2022 hadden we bij Bovemij twee ondernemingsraden : één voor RDC en één voor de rest van de organisatie. Beide ondernemingsraden zijn intensief betrokken bij de herinrichting van de organisatie en de daaruit voortvloeiende personele ontwikkelingen en harmonisatie van arbeidsvoorwaarden.

Door de uniformering van arbeidsvoorwaarden en het aflopen van de zittingstermijn van de gemeenschappelijke ondernemingsraad is in 2021 het momentum ontstaan om kritisch te kijken naar de inrichting van medezeggenschap binnen Bovemij. We zijn tot de conclusie gekomen dat één ondernemingsraad de best passende manier lijkt om invulling te geven aan medezeggenschap binnen Bovemij. Eind 2021 zijn de dertien leden uit vier kiesgroepen gekozen. Vanaf 1 januari 2022 vormen zij samen de (enige) ondernemingsraad van Bovemij.

Vitaliteit

Begin 2021 is er een zogenaamd preventief medisch onderzoek (PMO) uitgevoerd binnen Bovemij. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat thema’s als bevlogenheid/stress, mentale gezondheid, ontwikkelingsmogelijkheden en voeding een belangrijke rol spelen bij het welbevinden van onze medewerkers. Vanuit ons vitaliteitsprogramma is veel aandacht gegeven aan deze thema’s. Zo zijn hiervoor verschillende workshops en activiteiten georganiseerd.

Ziekteverzuim

Ook Bovemij is in het tweede coronajaar niet ontkomen aan een hoger ziekteverzuim. Daar waar het eerste jaar na het uitbreken van de coronapandemie al zorgde voor een hoger verzuim zijn de effecten daarvan in 2021 ook duidelijk aanwezig geweest. Naast het verzuim als gevolg van ziektebeelden hebben de wijzigingen in de organisatie, de gevolgen van het volledig thuis moeten werken en de nieuwe lockdown eind 2021 gezorgd voor een verzuim van 5,45% over 2021.

Verzuim is en blijft een voortdurende bron van aandacht en zorg. Naast de meer technische kant van het begeleiden van verzuim en het werken aan herstel is het creëren van onderlinge verbinding door weer samen te kunnen zijn een belangrijk aandachtspunt. Door het afronden van de herinrichting van de organisatie creëren we meer duidelijkheid voor medewerkers. Dit draagt bij aan een gezondere werkomgeving. Verder hebben we in 2022 een aantal medewerkersbijeenkomsten gepland om invulling aan te geven aan het verbinden van en het versterken van de bevlogenheid van medewerkers.