Onze medewerkers

Bovemij maakt zich klaar voor de toekomst en de toekomstige marktvraag. Wat vraagt de markt van ons en hoe kunnen we die het beste bedienen? Deze essentiële vragen hebben geleid tot een aantal organisatorische veranderingen die ons als organisatie wendbaarder en toekomstbestendig maken. Medewerkers hebben zich in 2022 veranderingsbereid getoond, maar de transitie heeft ook gezorgd voor toegenomen werkdruk. Dit heeft eveneens te maken met de enorme krapte op de arbeidsmarkt waardoor het veel tijd en moeite kost om nieuwe medewerkers aan te trekken.

Organisatieverandering: naar een matrixorganisatie

Bovemij heeft haar organisatiestructuur veranderd. We zijn deels een matrixorganisatie geworden. Voor een deel van de medewerkers van Bovemij houdt dit in dat zij in teams werken waarin hun functioneel leidinggevende niet per definitie hun hiërarchisch leidinggevende is. Die transitie vraagt aanpassing van onze medewerkers waar eenieder zijn of haar weg in moet vinden. De kernactiviteiten van Bovemij blijven hiërarchisch ingericht en werken klassiek. Met deze nieuwe structuur werken we toe naar eenduidige gedigitaliseerde processen en hergebruik van techniek, wat bijdraagt aan het zijn van een wendbare organisatie.

Agile en Lean

Met de verandering van de organisatiestructuur verandert ook de manier van werken voor een deel van de medewerkers. Medewerkers van de ondersteunende diensten, van viaBovemij.nl, viaBOVAG.nl en Data & Analytics leren om op een agile manier te werken. Dat is werken vanuit een klantvraag, kort cyclisch en met feedbackloops. Bovemij ziet een toekomst in deze manier van werken, omdat we zo toe groeien naar een wendbare organisatie. Agile werken is geen doel op zich, wel een middel om dit doel te bereiken. Deze manier van werken stelt ons in staat meer focus aan te brengen in ons werk, waarmee we effectiever en slagvaardiger worden.

HR Blueprint

Door de organisatieverandering hebben ongeveer 130 medewerkers van Bovemij een nieuwe arbeidsovereenkomst gekregen, een nieuw team en een nieuwe leidinggevende. Het zijn vooral medewerkers van de platforms viaBovemij.nl en viaBOVAG.nl en de bedrijfsonderdelen Tech & Change en Data & Analytics. De opvolging van de HR Blueprint verloopt goed en wordt stapsgewijs verankerd.

Thuiswerken

Bovemij heeft een thuiswerkbeleid. Medewerkers werken daar waar zij hun werkzaamheden het beste kunnen uitvoeren. Dit kan op kantoor zijn, thuis of op een andere locatie. De aard van de werkzaamheden, de functie en de persoonlijke voorkeur van de medewerker bepalen waar de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Wij willen toe naar een goede balans tussen thuiswerken en op kantoor werken om ook de samenwerking en verbinding tussen medewerkers te behouden. In principe komen medewerkers minimaal de helft van hun werktijd naar kantoor, uitgezonderd het management en medewerkers die het merendeel van hun werktijd klanten bezoeken. Bovemij voorziet medewerkers van alle informatie en richtlijnen die van toepassing zijn om thuis een goede thuiswerkplek in te richten. Iedere medewerker krijgt éénmalig een budget van €450,- exclusief btw (na afloop van de proeftijd en ongeacht de omvang van het dienstverband) om de thuiswerkplek in te richten, conform de eisen van de Arbowet.

Arbeidsvoorwaarden

De werkmaatschappijen van Bovemij hadden altijd elk een eigen pakket aan arbeidsvoorwaarden. Alle arbeidsvoorwaarden zijn eind 2021 geharmoniseerd. Het afgelopen jaar is deze harmonisatie geëffectueerd. De uniformiteit in arbeidsvoorwaarden draagt bij aan het creëren van één Bovemij. Verder draagt het bij aan het eenvoudig kunnen uitwisselen van talenten tussen de verschillende bedrijfsonderdelen, aan het creëren van gelijkwaardige beloning voor vergelijkbare werkzaamheden en aan verlaging van de administratieve lastendruk.

Recruitment

De arbeidsmarkt is krap. Dat geldt ook voor onze branche. De afdeling recruitment heeft het afgelopen jaar goed werk verricht. De meer dan 100 vacatures voor tijdelijke en permanente functies die wij in 2022 hadden, zijn voor 80% ingevuld door de inspanningen van deze afdeling. Voor de moeilijk opvulbare functies, met name specialistische IT-professionals of compliance-specialisten, is een sourcer aangesteld, die onder andere via de sociale media zoekt naar talentvol personeel.

Ook heeft Bovemij beleid op het aanbrengen van nieuwe collega’s door medewerkers. Zij ontvangen hiervoor een aanbrengpremie. Daar wordt goed gebruik van gemaakt. Het stimuleert ook de bedrijfscultuur binnen Bovemij.

Verder zijn het afgelopen jaar voorbereidingen getroffen voor een arbeidsmarktcampagne in 2023, waarin Bovemij zich als aantrekkelijke werkgever nadrukkelijker op de kaart wil zetten. De Werkenbij-site van Bovemij heeft hiervoor al een upgrade gekregen.

Leiderschap

Het afgelopen jaar is Bovemij gestart met een leiderschapsprogramma. Dit programma heet Take the Lead en gaat over transformationeel leiderschap. De top-60 van Bovemij volgt dit leiderschapsprogramma. Het doel van het programma is om meer initiatief en veranderingsbereidheid in de organisatie te bewerkstelligen. Leidinggevenden worden aangespoord om dit initiatief aan te wakkeren bij hun teams. Dat is nodig, want de buitenwereld verandert en Bovemij verandert mee. In het voorjaar van 2022 organiseerde Bovemij een grote kick-off. Daarna is in kleinere teams verder gewerkt aan hoe je als manager transformationeel leiding kunt geven aan je eigen team. In 2023 krijgt het programma een vervolg.

Inzetbaarheid

Inzetbaarheid is een belangrijk thema binnen Bovemij. Dit thema gaat over de bemensing van teams binnen de organisatie, gezien de krapte op de arbeidsmarkt en het relatief hoge ziekteverzuim een uitdaging. Om hierop goed in te spelen, is het afgelopen jaar een Taskforce Retentie en Recruitment in het leven geroepen. De Taskforce kijkt goed naar of mensen de juiste kennis en kunde in huis hebben om hun werk te doen. Of ze voldoende ruimte krijgen om hun werk te doen. En of ze mentaal en fysiek fit en vitaal zijn. Over dit laatste onderwerp heeft het Vitaliteitsteam binnen Bovemij afgelopen jaar een vitaliteitstraining gegeven aan leidinggevenden. Hierin leerden leidinggevenden hoe signalen van medewerkers over verminderde vitaliteit op te vangen en wat hiermee te doen. Daarnaast is een visie op inzetbaarheid ontwikkeld die in 2023 wordt vertaald naar beleid, met als doel om 'happy workers' te krijgen: vitale medewerkers die ruimte voelen voor eigen inbreng en beschikken over de juiste competenties om hun functie invulling te geven.

Om in een veranderende wereld ook morgen het werk goed en adequaat uit te kunnen voeren, pasten enkele bedrijfsonderdelen in 2022 strategische personeelsplanning toe. Deze manier van plannen is erop gericht om als bedrijf, als team en als individuele medewerker goed in te spelen op wat er in de omgeving en op de arbeidsmarkt gebeurt. Per bedrijfsonderdeel is afgelopen jaar gewerkt aan een plan van aanpak. In 2023 zullen ook de overige bedrijfsonderdelen strategische personeelsplanning toepassen.

Medewerkerstevredenheid

Eind 2021 is het periodieke medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd bij Bovemij. Begin 2022 zijn de resultaten en analyse van dit onderzoek beschikbaar gesteld aan alle afdelingen van Bovemij om een actieplan te maken op de verbeterpunten. In 2023 gaan we de medewerkerstevredenheid doorlopend meten, zodat we sneller kunnen bijsturen.

Ziekteverzuim

Door corona, krapte op de arbeidsmarkt en de daarmee gepaard gaande werkdruk is ons verzuim – net als bij veel andere bedrijven - het afgelopen jaar hoog geweest. Dat geldt met name voor het langdurig verzuim, veroorzaakt door burn-out en psychische problemen. Het jaarlijks verzuimpercentage is afgelopen jaar uitgekomen op 6,0%. Het verzuimcijfer van Bovemij is vooral bepaald door langdurig verzuim. We spelen hier in het nieuwe jaar op in door meer aandacht voor preventie en verbeteren van casemanagement. Afgelopen jaar zijn maandelijkse HR-rapportages beschikbaar gekomen om ook het verzuim beter te monitoren. Dit wordt tussen HR en management periodiek besproken. Een afgevaardigde van het HR-team bespreekt de cijfers en de analyse met het managementteam om maatregelen te nemen om het ziekteverzuim terug te dringen.

Ondernemingsraad

Sinds 1 januari 2022 heeft Bovemij één gemeenschappelijke Ondernemingsraad. Dertien leden representeren hierin alle bedrijfsonderdelen. De OR werd in verschillende trajecten om instemming of advies gevraagd, zo ook over de aanstelling van de nieuwe CEO, Hans Coffeng. Met de aanstelling van Hans Coffeng veranderde ook het aanspreekpunt van de OR binnen de Raad van Bestuur. Marcel van de Lustgraaf vulde deze rol, na het vertrek van René Leander, tijdelijk in.

In 2022 werd de OR betrokken bij onder andere de wijziging van Arbodienst, maar ook bij de keuze voor de nieuwe locatie voor het kantoor in Amsterdam. Er werd ook instemming gevraagd (en verleend) op een beleid rondom pre-employmentscreening en in-employmentscreening, en ook op het tijdschrijven op gewerkte uren die te maken hadden met change-, transformatie- en run-werkzaamheden.

2022 was voor de Ondernemingsraad het jaar waarin fysieke vergaderingen weer mogelijk werden in de nieuwe samenstelling. Naast vergaderingen werden er ook twee trainingen gehouden. De eerste training, in februari, had als doel de nieuwe leden te informeren over de Wet op de Ondernemingsraden en het verdelen van de rollen en taken binnen de raad. Tijdens de tweede training begin november stonden teambuilding en samenwerking met de bestuurder centraal.

De Ondernemingsraad eindigde 2022 met tien OR-leden. Eén lid is vertrokken bij Bovemij, één lid is gestopt en een derde is tot ons grote verdriet helaas niet meer onder ons. Vanaf januari 2023 zijn twee van de drie vacatures ingevuld; de derde volgt hopelijk spoedig.